Manter as contas a pagar em ordem e em dia, é parte obrigatória da gestão financeira de uma empresa. Seja você um gerente financeiro experiente ou um empreendedor que trabalha sozinho, essa é uma tarefa que não pode ser negligenciada.
A rotina é bastante movimentada. São boletos, cheques, cartões de crédito, fornecedores, parceiros, empréstimos, folhas de pagamento e impostos. Dá até vontade de deixar para depois, não é mesmo?
Mas, mantenha a calma! Nada que um pouco de organização não resolva!
Nesse artigo, trouxemos algumas dicas que vão te ajudar a manter o controle e não deixar que essa pilha de contas a pagar estrague o seu dia. Então, pegue um café e boa leitura!
Crie um plano de contas financeiro
Seja utilizando um software de gestão financeira ou uma planilha do Excel, ter um plano de contas é primordial para manter a sua organização.
Nele, você irá relacionar tanto as contas a pagar, quanto as contas a receber, mas, como prometido, vamos manter o foco nas despesas, certo?
Dentre diversos benefícios que o plano de contas pode trazer para sua gestão, queremos destacar a classificação das movimentações financeiras que nos permite organizar e entender melhor a real situação da empresa.
Essa classificação deve seguir a seguinte estrutura: ATIVOS; PASSIVOS; CUSTOS; DESPESAS; e RECEITAS.
A seguir, vamos falar um pouco mais sobre onde estarão as suas contas a pagar dentro do plano de contas:
Passivos
Os passivos são dívidas e obrigações da empresa, como: pagamento de fornecedores, contas de consumo, impostos e empréstimos bancários.
Custos
São os gastos que estão relacionados à comercialização e produção dos produtos ou serviços da empresa.
Despesas
São as despesas administrativas, financeiras e comerciais que não estão relacionadas a produção e vendas, mas são necessárias para manter a empresa funcionando.
Com o plano de contas organizado e as contas classificadas, vamos para o próximo passo:
Organize as contas por data de vencimento
Pode parecer simples e bastante óbvio, mas é exatamente por ser algo tão lógico que muitos acabam não fazendo essa organização e se perdem na hora de efetuar os pagamentos. Quando se dão conta, acaba aparecendo um ou dois boletos que ficaram sem ser pagos.
Com isso, já podemos partir para o próximo passo e falar de um outra ferramenta que, além de ajudar a manter a organização das suas contas a pagar, te trará mais controle sobre as operações financeiras: o fluxo de caixa.
Tenha um fluxo de caixa organizado
O fluxo de caixa é outra ferramenta muito conhecida do setor financeiro e que, mais uma vez, pode ser feito com uma boa e simples planilha. É claro que, contar com um software te dará muito mais agilidade, informações e controle, então, se você puder contratar um bom software para isso, faça!
No fluxo de caixa você irá organizar e distribuir as contas a pagar e também as contas a receber, pela data de vencimento.
Essa relação permitirá que você faça projeções diárias, semanais, mensais e até anuais de quando você terá valores em caixa, ou não, para honrar seus compromissos financeiros.
Até aqui, falamos bastante sobre a organização das contas a pagar. Agora, vamos tratar sobre com manter o controle sobre as contas. Vejamos:
Como não perder o controle das contas a pagar
A organização das movimentações financeiras é obrigatória para quem quer evitar problemas e surpresas desagradáveis, pela falta de pagamentos ou falta de caixa para manter tudo em dia. Além disso, uma boa gestão financeira é importantíssima na hora de planejar o crescimento e os investimentos do negócio.
Mas o que fazer para não perder o controle das contas? Veja a seguir:
1. Não atrase os pagamentos
Pagar as contas em dia evita que você pague jurus e multas por atraso. Além de fortalecer a imagem da sua empresa com os credores e órgãos financeiros.
Por isso, analise diariamente a projeção do seu fluxo de caixa e programe os pagamentos com antecedência.
2. Negocie sempre que necessário
Imprevistos podem acontecer com qualquer empresa, seja por questões internas ou externas, como a pandemia da COVID-19, por exemplo.
Nesses momentos, para evitar o acúmulo de contas a pagar, sempre busque a negociação de prazos e valores ao invés de se tornar um mal pagador e criar uma má reputação no mercado.
3. Use a tecnologia a seu favor
Todo mundo sabe que manter o controle das contas a pagar é indispensável para a saúde de qualquer negócio, seja grande ou pequeno. E uma simples falha nessa atividade pode causar sérios danos para a empresa.
Por isso, vale muito a pena investir em softwares especializados para prevenir problemas e ganhar agilidade, automatizando diversas etapas do processo.
A tecnologia também te ajudará a gerar relatórios mais precisos e a fazer análises para tomar decisões financeiras muito mais embasadas.
4. Conte com uma mão de obra especializada
Tratar as finanças da empresa com amadorismo é algo que não indicamos para ninguém. Independente de ser uma empresa nova no mercado. A má administração dos recursos financeiros de um negócio é algo mortal.
Por mais que seja você mesmo quem fará esse controle, sempre busque por conhecimento e especialização para evitar dores em um futuro não muito distante!
Conclusão
É claro que não conseguimos abordar todas as boas práticas de organização e controle de contas a pagar. Mas, sabemos que essas poucas orientações, se aplicadas com disciplina, conseguem mudar totalmente a gestão financeira da sua empresa para melhor.
Sabemos também que, em meio a tantas outras rotinas e obrigações do departamento financeiro, manter tudo em dia é um desafio diário, mas não impossível!
Por isso, cada vez mais empresas estão terceirizando atividades do setor através do serviço de BPO Financeiro, como uma forma de elevar o profissionalismo, contar com tecnologias atuais e processos bem organizados, sem aumentar a estrutura de custo com diversas contratações e sistemas de gestão.
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